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Comment choisir l’équipement de télécommunication adapté aux besoins de votre entreprise

Posté le par Norm Attarmigiroglu

Le choix du bon équipement de télécommunications est essentiel pour assurer une communication fluide, améliorer la productivité et assurer la pérennité des activités de l’entreprise. Compte tenu du large éventail d’options disponibles, il peut sembler difficile de faire le bon choix. Ce guide vous présente les facteurs essentiels à prendre en compte lors du choix d’un équipement de télécommunications, afin de vous aider à prendre une décision éclairée qui corresponde aux besoins de votre entreprise.

  1. Comprendre les besoins de votre entreprise

    2. La première étape pour choisir le bon équipement de télécommunications consiste à évaluer les besoins de votre entreprise.

    Tenez compte des éléments suivants :

    • La taille de l’entreprise : Une petite entreprise peut avoir besoin d’un système VoIP simple, tandis qu’une grande entreprise peut nécessiter une configuration plus complexe avec plusieurs lignes, des extensions et des fonctions avancées.
    • Secteur d’activité : Les différents secteurs d’activité ont des besoins uniques en matière de télécommunications. Par exemple, les établissements de santé peuvent avoir besoin de systèmes conformes à la loi HIPAA, tandis que les centres d’appels peuvent privilégier des fonctions telles que le routage des appels et l’analyse.
    • Potentiel de croissance : Choisissez un équipement capable d’évoluer avec votre entreprise. Tenez compte de votre trajectoire de croissance sur les 3 à 5 prochaines années afin d’éviter des mises à niveau fréquentes.
  2. Choisir entre un système téléphonique VoIP et un système téléphonique traditionnel

    3. L’une des décisions les plus importantes que vous aurez à prendre sera d’opter pour un système VoIP (Voice over Internet Protocol) ou un système téléphonique traditionnel. Chacun a ses avantages et ses inconvénients :

    Systèmes VoIP :

    • Rentabilité : Coûts d’installation et de maintenance réduits.
    • Évolutifs : Ajoutez ou supprimez facilement des lignes en fonction de la croissance de votre entreprise.
    • Fonctions avancées : Accès à des fonctions telles que la vidéoconférence, la messagerie vocale et l’intégration mobile.
    • Dépendance à l’égard de l’internet : Les performances dépendent de la fiabilité de votre connexion internet.

    Systèmes téléphoniques traditionnels :

    • Fiabilité : Moins dépendant sur votre connexion internet.
    • Technologie établie : Bien adaptés aux entreprises disposant d’un accès limité à l’internet.
    • Coûts plus élevés : Plus coûteux à installer et à entretenir.
  3. Évaluer le coût total

    4. Lors de l’établissement d’un budget pour un équipement de télécommunications, il est essentiel d’aller au-delà du prix d’achat initial. Le coût total de possession (CTP) comprend les éléments suivants :

    • Les coûts d’installation : Frais d’installation professionnelle pour les systèmes traditionnels ou la mise en place de la VoIP.
    • La maintenance : Coûts permanents pour les réparations, les mises à jour et la gestion du système.
    • Formation : Temps et ressources nécessaires pour former les employés au nouveau système.
    • Frais de mise à niveau : Coûts liés à l’extension ou à la mise à niveau du système au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.
  4. Tenir compte des caractéristiques et des fonctionnalités

    5. Votre système de télécommunications doit offrir les caractéristiques et les fonctionnalités qui répondent aux besoins de votre entreprise. Les caractéristiques courantes à prendre en compte sont les suivantes :

    • Gestion des appels : Les répondeurs automatiques, le renvoi d’appel et la messagerie vocale.
    • Outils de collaboration : Vidéoconférence, messagerie instantanée et partage de fichiers.
    • Intégration mobile : Possibilité d’accéder à votre système téléphonique professionnel à partir d’appareils mobiles.
    • Analyses et rapports : Surveillez les mesures et les performances des appels pour une meilleure prise de décision.

    Il est également essentiel de privilégier les systèmes conviviaux qui minimisent la courbe d’apprentissage de vos employés.

  5. Protéger votre infrastructure de télécommunications pour l’avenir

    6. L’évolution des technologies s’accompagne d’une augmentation des exigences imposées à votre infrastructure de télécommunications. Préparez l’avenir de votre investissement en tenant compte des éléments suivants :

    • La compatibilité avec les nouvelles technologies : Assurez-vous que votre système peut s’intégrer aux technologies émergentes telles que l’IA, l’IoT et la 5G.
    • Solutions basées sur le cloud : Envisagez des systèmes de télécommunications basés sur le cloud pour plus de flexibilité, d’évolutivité et d’accès à distance.
    • Soutien du fournisseur : Choisissez un fournisseur fiable ayant des antécédents en matière de prise en charge des mises à niveau du système et d’offre d’un service client rapide.

Choisir le bon équipement de télécommunications est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur les activités de votre entreprise. En comprenant vos besoins, en évaluant vos options et en planifiant l’avenir, vous pouvez sélectionner un système de télécommunications qui non seulement répond à vos besoins actuels, mais qui soutient également la croissance de votre entreprise.

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Norm Attarmigiroglu